Les compétences pour innover et développer des solutions sont très souvent présentes en interne. Mais difficile parfois de travailler en bonne intelligence. Les méthodes d’intelligence collective apportent une partie de la solution pour repenser les réunions et les rendre agréables et efficaces…et peuvent même permettre des économies pour l’entreprise.

 

Le terme Intelligence Collective englobe une diversité de méthodes permettant aux participants d’un groupe de contribuer à un objectif commun avec leurs capacités cognitives. Le postulat de départ de ces méthodes est que l’intelligence du groupe sera supérieure à la somme des intelligences individuelles isolées. C’est bien la rencontre d’une diversité de personnes dotées de leurs expériences, de leurs savoirs tacites et explicites qui nourrira une réflexion commune dans un cadre donné.

Ces méthodes s’immiscent dans les organisations aujourd’hui sous forme de team-building, de séminaires de réflexion, de sessions d’innovation de nouveaux produits et services. Mais il existe une différence fondamentale avec les versions « classiques » de ces réunions : la vision,  et les solutions ne viennent pas « d’en haut » ; elles se co-créent. Il n’est pas rare de voir un responsable s’étonner qu’une personne qu’il n’a jamais remarquée auparavant propose une idée qui déclenchera LA réflexion de la session.

Pourquoi cette personne ne parvenait-elle pas à le faire dans un cadre classique ?

Le besoin d’être en rupture avec les réunions classiques

Alors que l’origine du mot réunion était l’entente ou la réconciliation, les réunions sont souvent des arènes de gaspillage de temps, de potentiel et génératrices de tensions.

Ne plus gaspiller le temps, l’épargner

Qui n’a pas assisté à des réunions sans fin ? Où aucune décision n’est prise ? Où une personne domine « l’échange » ? Calculez le coût en jour/homme d’une réunion de hauts responsables. Elle vous revient très cher. En temps de crise, épargner son temps pour des réunions de qualité est une belle économie à réaliser pour toute organisation, qu’elle soit privée ou publique, à but non lucratif ou très lucratif.

Ne plus gaspiller le potentiel, le découvrir

Les réunions sont rarement préparées pour laisser une place à chacun de participer, d’exprimer son potentiel. Certaines réunions s’effectuent juste pour délivrer des consignes.

Pour toute organisation, il est regrettable de passer à côté des talents qui existent en interne. Il ne s’agit pas d’identifier les « hauts potentiels », mais d’identifier les potentiels de chacun. Parfois un salarié réservé peut être la personne la plus appropriée pour réaliser un projet. Pour le découvrir, il est important de créer un cadre où ce potentiel tacite ou explicite est accueilli et révélé. Il est bien moins cher de capitaliser le potentiel dans vos organisations, que de payer des consultants à la journée…

Ne plus générer des tensions, les résoudre

Lorsque chacun arrive à une réunion avec ses propres frustrations, angoisses, colères par rapport à un projet ou une situation. Lors de la réunion, lorsqu’il y a de la confusion, les participants se retirent dans des explications simplistes et des positions intolérantes de non-écoute. Il est fondamental de travailler ces tensions pour les transformer en énergie au service du groupe. Il faut tout d’abord sortir des jeux de pouvoir, de domination, voire d’intimidation, qui figent la créativité, le bien-être et la productivité. Il est important que chacun puisse être à sa place et accueilli avec ce qu’il est et ce qu’il a. Mais comment… ?

Les ingrédients communs aux méthodes d’intelligence collective

Pour trouver ou retrouver un environnement efficace, productif et agréable, l’intelligence collective fournit des outils tels que le World Café, le Forum Ouvert, la Théorie U, etc, desquels nous pouvons tirer des principes communs de base qui peuvent être appliqués à toute réunion.

Quelle que soit la session de travail, il faut un cadre clair et simple posé au début et qui sera la référence pour tous.

 

Les principes de fond :

1.    Equivalence : Chacun a une place, sa place dans le groupe ; il est accepté tel qu’il est, avec ce qu’il est. Il n’y a pas de hiérarchie, il y a juste des personnes qui assument des responsabilités d’ordre différent. La diversité des expériences, du savoir-être et du savoir-faire de chacun est un atout pour le groupe.

2.    Bienveillance : Chaque participant est invité à ne pas être dans le jugement de l’autre, ni des idées proposées. Il n’y a ni bon ni mauvais. Une idée que vous pourriez considérer « mauvaise »,  pourrait être l’élément déclencheur de la solution trouvée par le groupe.

3.    Responsabilité : Chacun est responsable de ses besoins, de ses émotions et de ses actes. Chaque participant est invité à parler en son nom en employant le « je » et en évitant les « on pense que ». Assumer la responsabilité de sa pensée est déjà un grand pas.

 

Les principes de forme :

1.    Temps imparti : Afin que chaque participant puisse s’exprimer et faire partie du groupe, il est souhaitable de prévoir au début de la réunion un temps équivalent. Deux minutes permettent en règle générale à chacun d’exprimer l’essentiel et invite à un exercice de concision pour le bien-être de tous.

2.    Ecoute active : Pour sortir de la course mentale de « comment je peux « réagir » à ce qu’il dit », l’écoute active s’impose. Écouter ce que la personne dit, vraiment écouter. Le tour de parole est un moyen d’habituer un groupe à l’écoute active. Chacun parle sans être interrompu ; les autres participants ne peuvent pas « réagir », mais sont invités à « agir » lorsque ce sera leur tour de parler.

3.    Silence : Écouter l’autre, permet aussi d’écouter son propre ressenti par rapport à ce qui est dit. Le silence, c’est aussi la possibilité de passer son tour et ne rien dire. Mais à la différence des personnes silencieuses lors de réunions, la personne, ici, assume la responsabilité de son choix de ne rien dire.

 

Pour chaque réunion, il faut un animateur/facilitateur qui veille au respect de ces principes. Il est souvent conseillé que le chef de projet ou le responsable hiérarchique n’assume pas ce rôle. L’idéal est de demander à une personne neutre, voire un facilitateur professionnel, de se mettre au service du groupe. Il les aidera à poser et à ancrer ces principes.

 

Lorsque le cadre est bien posé et la facilitation de la session bien assurée, l’exercice est d’une grande richesse pour tous les participants. Le recours aux méthodes d’intelligence collective permet, notamment :

- D’identifier les problèmes et comprendre les besoins de vos équipes et/ou parties prenantes 
- De nourrir la créativité de chacun 
- De co-développer les solutions en responsabilisant chacun 
- De partager les informations et les valeurs 
- De tisser des relations de confiance entre les acteurs 
- De renforcer l’entre-aide et les échanges

Si vous pensez au nombre d’heures et aux efforts déployés pour les réunions, vous apprécierez la valeur de réunions plus efficaces et fructueuses. Si vous pouvez en plus tirer parti de la créativité de chacun, vous pouvez être sûr que votre savoir-faire sera apprécié dans votre organisation. Pourquoi ne pas essayer lors de votre prochaine réunion*, séminaire, journée de team-building ?

 

Shabnam Anvar est Docteur en droit et Facilitatrice en intelligence collective

ReCompose- @wwsdo

 

Pour découvrir la pratique, participez à une formation en management collaboratif. Le prochain aura lieu à Paris les 19 et 20 septembre 2013, Les outils collaboratifs pour créer un environnement de travail constructif et efficace.

* Liste des types de réunions qui requièrent une implication importante des participants.