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Pour être efficace, une réunion entre travailleurs distants doit être préparée avec le plus grand soin.

Dans une équipe de travailleurs à distance, se réunir est un casse-tête pour tout le monde. Logique, une réunion est créatrice d’un nombre incroyable de contraintes pour des individualités à l’aise dans leur rôle de francs-tireurs. Il faut y consacrer un créneau dans sa journée de travail. Il faut parfois se déplacer et donc perdre du temps. Enfin, écouter parler quelqu’un que l’on ne connaît que très peu est toujours compliqué. Pour Jean-Michel Rolland, auteur de Manager les e-comportements (éditions Eyrolles), la clé d’une bonne réunion réside dans son anticipation.

Prévoir qui doit être présent

L’idéal est la réunion entièrement à distance, d’écrans à écrans. Ainsi, le temps de transport des collaborateurs est minime. Mais faire le point à distance n’est pas toujours souhaitable, notamment lorsque la réunion risque de s’éterniser. Le e-manager doit alors se demander s’il ne peut pas faire venir certains collaborateurs physiquement avec lui et convier les autres à rester alertes derrière un écran depuis leur lieu de travail habituel. « Certains membres de l’équipe sont peut-être indispensables sur place mais d’autres peuvent apporter tout ce qu’ils ont à donner via une visio-conférence, par exemple sur Skype », note Jean-Michel Rolland. Ou un système de visioconférence plus avancé. N’oubliez pas que certains de vos collaborateurs risquent de passer plus de temps en transport que présents à vos côtés lors de la réunion.

Priorité du e-manager qui organise une réunion, la guest-list doit être sélective. Quand c’est possible, ne pas les inviter est le meilleur moyen de ménager vos collaborateurs et leur emploi du temps. Comme dans toute réunion, pas la peine d’y inviter ceux qui n’ont rien à y dire : le compte-rendu leur suffira. Rien de plus frustrant pour vos collaborateurs que de suivre un échange, à distance, qui ne les concerne pas.

Le choix dans la date

Avec la distance, la date choisie prend plus d’importance. « Pour trouver une date qui convienne à tous, de bons outils comme des agendas collaboratifs existent, Doodle ou autres », recommande Jean-Michel Rolland.

Garder un œil sur tous les écrans

Lorsqu’une partie des participants de la réunion est assise autour de la même table mais que les autres sont chacun face à leur écran dans la salle, le e-manager se doit d’être attentif à tout ce qui se passe de l’autre côté des ordinateurs. Pas question pour lui d’oublier l’un des participants derrière son ordinateur. Pour chaque décision prise, l’ensemble des participants doit avoir été consulté. Il n’est pas possible, non plus, que l’un des participants travaille ostensiblement sur autre chose pendant la réunion. Trahi par sa webcam, ce dernier doit être rappelé à l’ordre par le e-manager. Pour éviter ce genre d’incident, dû notamment à la perte de concentration bien compréhensible après une heure à fixer un écran, Jean-Michel Rolland préconise de raccourcir les réunions à distance. « Rester performant face à son écran est difficile, mieux vaut plusieurs courtes réunions qu’une seule très longue», conseille-t-il