Dans une activité de services, comme la gestion des crèches, la maîtrise de l'information à tous les niveaux de l'organisation, du plus granulaire au plus consolidé, est un enjeu de qualité. Et également d'efficacité.
Babilou a été créée par Rodolphe et Edouard Carle, qui ont dès le départ anticipé la croissance soutenue qu'allait connaître la société entre 2003 et aujourd'hui, partant du constat qu'en France, seul un enfant sur dix bénéficie d'une place en crèche. Pour accompagner ce développement, le groupe avait besoin d'un logiciel spécialisé dans la gestion des crèches. Si des applications existaient pour ce secteur, aucune ne répondait à nos attentes, car elles avaient toutes été conçues avant tout pour les besoins des municipalités et ne permettaient pas de consolider les données pour un grand nombre de crèches. Nous avons donc bâti nos propres outils de gestion, en partant des besoins du terrain, c'est à dire des attentes des directrices de crèche, en misant sur une grande simplicité de l'interface pour faciliter leur travail.
Après cette phase de construction, la priorité a été de consolider toute l'information disponible dans nos différents établissements. En trois clics, la direction générale peut ainsi accéder à une vue d'ensemble de l'activité (avec des données financières bien sûr, mais également des indicateurs plus spécifiques comme les taux d'occupations des établissements, les taux de réservations par les entreprises...), ce qui facilite le pilotage fin de l'entreprise.
Développé pour coller à nos besoins et amélioré au fil des ans, cet outil est devenu la colonne vertébrale de la société. Nous y avons ajouté plusieurs modules tels qu'une gestion de la relation client, une gestion des contrats avec les entreprises qui réservent des places dans nos établissements, une gestion des commandes ou encore la facturation des parents... Cet ERP maison touche donc tous les départements de l'entreprise, même si la paie, la comptabilité et les RH disposent d'outils dédiés, mais connectés à l'applicatif central. Il gère aussi de gros volumes de données et une grande variété de situation. Par exemple, plus de 150 cas différents de facturation cohabitent en son sein en fonction des spécificités des crèches et des clients.
Les outils décisionnels au service des familles
Il y a trois ans, au lancement de notre offre réseau 1001 Crèches (qui regroupe les structures Babilou ainsi que des crèches partenaires pour répondre au plus près aux besoins des familles, NDLR), un second ERP "maison" a été développé. Grâce à un outil de géolocalisation qui permet de rentrer plusieurs adresses (domicile, lieu de travail et une adresse intermédiaire), les familles ont la possibilité de choisir trois crèches pour y préinscrire leur enfant. L'ERP gère par exemple les formulaires de préinscription des salariés éligibles pour chaque entreprise cliente ainsi que les places disponibles dans les crèches du réseau.
C'est sur la base de toute cette information consolidée et de l'interconnexion des deux ERP qu'ont été mises en place des fonctions d'aide à la décision, permettant de visualiser en quasi-temps réel l'état des réservations et des places disponibles. En quelques clics de souris, notre pôle Familles est ainsi en mesure de répondre rapidement aux demandes des parents. Sur 215 établissements du réseau Babilou auxquels s'ajoutent les partenaires du réseau 1001 Crèches, trouver la crèche qui correspond le mieux au besoin de chaque famille est un facteur essentiel dans la conciliation de leurs vies professionnelle et personnelle.
Une meilleure visibilité sur l'occupation des établissements
Nous sommes en train d'affiner encore ce système en descendant au niveau de la "section" (il existe la plupart du temps trois sections dans une crèche en fonction des âges des enfants, NDRL). Comme nous proposons aux parents une grande flexibilité en termes de jours de présence, mais aussi de plages horaires (notamment dans les crèches aéroportuaires ou hospitalières), la possibilité de descendre à un niveau très précis est essentielle. Ces outils nous permettent d'optimiser notre fonctionnement et nos coûts, tout en garantissant ce qui est le cœur de notre métier : un accueil de qualité des jeunes enfants. Grâce à cela, nos directrices de crèches détiennent une meilleure visibilité sur l'occupation de leur établissement, facilitant ainsi la réalisation des plannings de personnels et la gestion quotidienne de leur structure.
Enfin, la consolidation de l'information simplifie les relations avec nos partenaires publics. Notre système nous sert ainsi à déclarer notre activité aux Caisses d'Allocations Familiales, car nous sommes conventionnés par ces dernières, ce qui nous permet d'accueillir les enfants selon les mêmes conditions financières qu'en crèche municipale. Nos outils sont régulièrement audités par les CAF, et leur permettent de contrôler notre activité.
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