Sur les Post-it virtuels affichés à l’écran de votre smartphone, vos missions de la semaine s’accumulent : lundi, préparer avant 13 heures une présentation PowerPoint sur les objectifs commerciaux de votre service ; mardi, revoir une présentation client ; d’ici à jeudi midi, finaliser les entretiens annuels avec deux collaborateurs ; lancer un appel d’offres pour la mise en place du CRM au plus tard mercredi. Sans oublier de vous libérer jeudi entre 16 et 17 heures pour assister au conseil de classe de votre fille aînée ; et puis enfin acheter un sac de croquettes pour le chat, quand vous aurez le temps. Devant ce méli-mélo organisationnel, l’angoisse vous étreint ? Pas de panique : de nouveaux outils vous permettent de reprendre en toute sérénité la main sur votre emploi du temps.

En utilisant le «cloud» (l’hébergement de données sur des serveurs accessibles à distance), ces «to-do lists» perfectionnées permettent de synchroniser l’état de vos tâches sur votre ordinateur, votre téléphone mobile ou votre tablette, transformant votre vieille liste de courses en un véritable
outil de gestion de projet. Le tout agrémenté, bien sûr, d’interfaces bien plus plaisantes. «Une tâche n’est pas motivante en soi, c’est sa réalisation qui apporte une gratification, explique Stéphane Roger, coach et créateur du blog Trouver sa place. Du coup, le format d’une application de to-do list, dans ce qu’elle a de motivant ou de ludique, importe presque autant que ses fonctionnalités.» L’App Store et le Google Play Store proposent de nombreuses applications vouées à améliorer la productivité personnelle et les échanges avec son équipe. Leur grand mérite ? Leurs prix sont plus abordables que ceux des logiciels équivalents de grands éditeurs, Salesforce par exemple. Quand elles ne sont pas tout bonnement gratuites.

Todoist : ce “task manager” 
synchronise tous vos outils

Un gestionnaire de tâches idéal doit pouvoir englober tout votre environnement de travail : téléphone mobile, navigateur Web, messagerie… C’est le cas du logiciel gratuit Todoist ( www.todoist.com , en anglais seulement). Disponible comme application sur iPhone et sur Android, il s’installe aussi comme extension sur votre navigateur Chrome ou Firefox, où il apparaît comme une icône dans la barre supérieure, permettant d’accéder et de modifier d’un clic votre liste de tâches. La version Android est également accessible dans le menu déroulant de vos Google Apps. A noter : sous Windows ou sous iOS, Todoist s’ouvre d’un simple raccourci clavier. Les utilisateurs d’Outlook et de Mozilla Thunderbird pourront, de leur côté, le consulter en «transparence», ce qui s’avère pratique. La saisie des tâches est astucieuse et permet de gagner un temps précieux. Les fonctions rappel sont assez élaborées pour vous permettre d’entrer une date butoir ou une «deadline» d’un seul clic : «everyday» pour un rappel quotidien ou «every monday @7AM» pour une notification tôt le lundi matin. L’application est gratuite.