Gérez votre temps :Conseils pratiques pour planifier votre réussite

Gérez votre temps
 
Conseils pratiques pour planifier votre réussite
 
 
Sommaire
1BCes lois qui régissent notre temps. 5
2BOù le temps part-il ?. 6
3BIdentifier les "tueurs de temps" qui bousculent votre emploi du temps. 8
4BL'organisation est la clé de tout 12
15BA propos du travail au bureau. 12
16BA propos de l'organisation personnelle. 13
Liste des choses à faire. 20
6BFaire 2 choses en même temps ?. 20
7BAnalysez votre temps. 21
8BSavoir dire non. 23
9BL'ennemi absolu. 26
10BComment cesser de tout remettre à demain. 28
11BComment rester motivé. 30
12BPlanifiez votre succès ! 32
13BCe qu'il faut retenir 33
17BMythe n°1. 35
18BMythe n°2. 35
19BMythe n°3. 36
14BComment garder la forme ?. 40
 

0BIntroduction
 
Time is money, affirme l'adage américain. Pas si vrai ! Notre crédit-temps, renouvelable chaque jour, nous est aussi retiré chaque jour.
Contrairement à l'argent, il est impossible de l'économiser et de le capitaliser. En faire mauvais usage est donc pire que tout, car cela génère inévitablement tensions et insatisfaction.
Pour éviter de se laisser déborder et parvenir à atteindre sans trop de stress les objectifs d'une journée de travail, la gestion de son budget-temps est donc plus que jamais capitale.
Comment parvenir à gérer efficacement son temps et à rendre ses journées plus productives ?
En mettant de l'ordre dans son emploi du temps, en hiérarchisant ses priorités, en se servant des bons outils, en n'hésitant pas à ranger et classer ce qui doit l'être. En deux mots : en privilégiant méthode et organisation ! La capacité à s'isoler au maximum et la capacité à déléguer le plus possible sont également des clés précieuses pour gagner en efficacité. Des conseils de bon sens qui peuvent être plus ou moins difficiles à suivre suivant le rapport que l'on entretient avec le temps. Pas une minute à perdre !

1BCes lois qui régissent notre temps

 
Notre usage du temps dépend de quelques constantes psychologiques. Prenez-les en compte pour ne plus en être victime.

20BLa loi de Laborit

Chaque individu a une inclination naturelle à d'abord faire les choses qui lui font plaisir. Loi du désir ou du moindre effort, en somme. Pour y résister, il n'est pas d'autre solution que de se faire violence. Commencez par le plus pénible.

21BLa loi de Fraisse

Le temps comporte une dimension psychologique, qui est fonction de l'intérêt porté à l'activité effectuée. Plus l'intérêt est grand, plus le temps passe vite. Conséquence : vous risquez de consacrer trop de temps à ce qui vous fait plaisir et de vous débarrasser trop rapidement des activités que vous abhorrez.

22BLa loi de Murphy

Chaque chose prend toujours plus de temps qu'on ne le prévoyait au départ. Pour échapper à cette fatalité, évaluez toujours le temps qu'il faudra consacrer à l'exécution d'une tâche en y intégrant l'imprévu.

23BLa loi de Parkinson

Plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on en prend effectivement, sans que le résultat soit forcément meilleur. Pour éviter ce genre de dérive, fixez-vous des échéances.

24BLa loi d'Illich

Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité professionnelle décroît, voire devient négative. Le principe des rendements décroissants vaut aussi pour l'homme. Pour vous soustraire à cette loi, n'abusez pas de vos forces, ménagez-vous des pauses, prenez le temps de souffler.

25BLa loi de TAYLOR

L'ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu'elles nous prennent. Apprenez donc à trouver le bon ordre, en tenant compte de votre propre rythme : si vous êtes en grande forme le matin, ne gâchez pas votre énergie à trier votre courrier !

2BOù le temps part-il ?

Vingt-quatre heures c'est vraiment beaucoup, mais en même temps certains jours, cela parait trop peu. Cela est du à une mauvaise conception du temps. Pour aborder ce point, examinons la répartition du temps dans une journée grâce à la liste suivante.
Point 1.
Supposons que vous ayez besoin de 7 heures de sommeil par jour et que vous vous leviez à 7 heures. Il ne vous reste plus que 17 heures effectives. La journée est déjà plus courte que prévue !
Point 2.
Ces 17 heures ne sont pas, bien entendu, toutes exploitables. Il y a beaucoup de choses à faire dans la journée pour qu'un être humain demeure un être humain et ces choses requièrent du temps. La liste suivante variera en fonction des gens, mais nous dirons qu'elle représente une moyenne du temps affecté à ces tâches plus ou moins obligatoires.
·        Prendre une douche. Disons que la plupart d'entre nous prenons une douche par jour, soit une dizaine de minutes. Pour les plus maniaques qui prennent 2 douches quotidiennes, cela nous conduit à 20 minutes.
·        Répondre aux besoins de la nature. Certes nous sommes des personnes civilisées et bien éduquées mais plusieurs fois dans la journée nous devons satisfaire à des besoins naturels ! Mettons une demi-heure par jour au total !
·        Se préparer et se tenir prêt à affronter la société. On en passe du temps devant le miroir, à s'habiller, se maquiller, se brosser les dents etc…Disons 10 minutes au minimum !
·        Manger. Je crois être vraiment optimiste en attribuant 30 minutes quotidiennes à cette activité !
·        Et les pauses ? Eh oui il faut penser à se reposer de temps en temps sinon on ne tient pas le rythme. Ce peut être juste se prélasser 10 minutes dans son lit avant de se lever, ou bien juste s'asseoir 5 minutes à ne rien faire. Au total: 1 heure par jour.
·        Les amis, la famille. Là encore nous sommes des êtres humains sociables et nous avons besoin ça et là de discuter avec nos amis et les membres de notre famille. Alors avec votre permission, rajoutons 1 heure.
Alors que reste-t-il ? Nous sommes parti d'une durée de 17 heures libres, mais la somme des points que nous venons de voir fait 3 heures et 20 minutes. Il reste donc 13h40 ! Donc dans une journée, il n'y a vraiment "que" 13h40 que l'on peut se donner pour exercer nos activités…Elles sont loin les 24 heures ! Cela étant, je n'ai pas encore tout compté…

3BIdentifier les "tueurs de temps" qui bousculent votre emploi du temps

Jusqu'à maintenant, nous avons abordé les activités indispensables à notre bon fonctionnement quotidien. Cela dit il existe une catégorie d'activités "tueuses de temps" qu'il faut définir avec soin afin de les éviter. Les "tueurs de temps" que je liste plus loin sont plus ou moins généraux. Ce sont des choses que l'on vit tous plus ou moins à un moment ou l'autre. Mais nous pouvons aussi avoir des tueurs de temps personnels relatifs à notre style de vie ou à nos habitudes de travail. Il faut impérativement prendre le temps de faire la liste de ces activités parasites.
5 tueurs de temps :
1.     Les coups de téléphone
2.     Les embouteillages
3.     Les réunions
4.     Les machines qui fonctionnent mal
5.     Les files d'attentes.
La liste pourrait être beaucoup plus longue, il s'agit juste d'exemples. Avant d'en ajouter, occupons-nous de cette première série.
Comment gérer les tueurs de temps ?
Les appels téléphoniques. Ce qui est paradoxal avec le téléphone c'est qu'il est fait à la base pour nous simplifier la vie. Le problème c'est que certaines personnes l'utilisent de façon abusive. Beaucoup de gens oublient que le téléphone est fait pour passer des informations et non pour raconter sa vie. Donc le plus important concernant une conversation téléphonique est sa durée qui doit rester raisonnable. En ce qui concerne les téléphones portables, le problème est encore pire. Il faut veiller à éteindre votre portable lorsque vous discutez avec des gens "en vrai". En effet rien de pire que de laisser ces personnes en plan à cause de coups de fils intempestifs. On a souvent l'habitude d'accorder plus d'importance au téléphone qu'à la personne réelle à qui l'on parlait ! C'est irrespectueux, désagréable et cela fait perdre du temps. Veillez donc à éteindre votre portable le plus souvent possible, sauf lorsque vous êtes sûr qu'il ne dérangera personne. En cas d'appel, veillez aussi à être bref comme pour un téléphone normal.
Les embouteillages, trouver une place de parking. Il suffit d'avoir travaillé au moins une journée dans sa vie en ville pour savoir de quoi je parle. La seule manière de procéder est aussi très efficace. Il suffit de déterminer les heures les plus infernales et partir 20 minutes plus tôt ou plus tard ! Cela dit le mieux est encore d'utiliser les transports en commun, cela évite de chercher une place de parking. Ou encore mieux, prenez votre vélo ou allez à pieds !
Si une réunion n'a pas d'ordre du jour clairement défini, il y a de grandes chances pour qu'elle s'étire inutilement. Assurez-vous de ne parler que de ce qui était prévu…
Les appareils qui fonctionnent mal sont une plaie pour les nerfs et pour notre capital temps. Un PC qui rame ou qui ne démarre pas, des feuilles qui se bloquent dans une imprimante ou un photocopieur, un chargeur de piles qui ne charge plus rien…beaucoup de temps perdu. Assurez-vous de bien entretenir votre matériel et de le changer quand il ne fonctionne plus. Croyez-moi, c'est mieux que de tenter un rafistolage incertain qui repoussera l'inévitable échéance mais qui vous fera perdre et du temps et de l'argent…
Que dire des files d'attente ? On a tous connu cela, que ce soit à la Poste, à la SNCF ou dans un supermarché. Encore une fois le mieux est d'éviter systématiquement les heures de pointe. L'utilisation d'internet est également une bonne alternative pour faire ses achats.
Voilà donc une série de tueurs de temps qu'il faut veiller à combattre. Vous en trouverez d'autres très facilement, l'important est de les noter quand vous les subissez afin de trouver un moyen de les éviter par la suite. En résumé il y a 2 grandes classes de tueurs de temps : ceux du fait des autres et ceux de votre propre fait.

26BDu fait des autres :

·        La paperasserie, l'administration, les formalités maison.
·        L'attente d'une réponse qui bloque le traitement d'un dossier.
·        Un plan de charge irréaliste.
·        Les dérangements multiples : téléphone, collègues, voire patron, sans oublier clients et fournisseurs qui débarquent sans prévenir.
·        Les changements de priorité de la direction qui navigue à vue, ce qui bouleverse votre charge de travail.
·        La " réunionnite " ou l'abus de réunions, trop longues, mal préparées, dont aucune décision ne ressort.
·        Cocktails, soirées mondaines, repas d'affaires plus ou moins obligés qui ne se traduisent pas par la concrétisation d'une affaire.
·        Manque de communication interne, rétention d'information...
 

27BDe votre propre fait :

·        Absence de plan de travail journalier, voire hebdomadaire.
·        Pas de sens de la hiérarchie des priorités.
·        Incapacité à terminer les tâches en cours.
·        Système de prise de notes mal étudié.
·        Tendance à vous laisser distraire.
·        Incapacité à vous imposer des échéances.
·        Aucune connaissance des règles élémentaires du classement et du rangement du bureau.
·        Manie de vous perdre dans les détails.
·        Refus de déléguer ou même d'attribuer des tâches.
·        Tendance à remettre à plus tard les décisions difficiles ou ardues.
·        Incapacité à décider, à trancher, à choisir quitte à blesser.
·        Incapacité à dire non, à refuser.
·        Fatigue, baisse de régime, insuffisance de sommeil, surmenage...

4BL'organisation est la clé de tout

 

15BA propos du travail au bureau

C'est un point qui je le pense ne suscitera pas d'opposition : si vous êtes bien organisé vous avez plus de chance de bien gérer votre temps. Quel est l'art de l'organisation ? Il y a beaucoup de livres qui sont parus à ce sujet et je ne me permettrai pas d'écrire 100 pages là-dessus. Concentrons-nous plutôt sur votre cas : êtes-vous bien organisé ? Au bureau, être organisé peut simplement vouloir dire que tout est bien rangé à sa place. Cette vision est réductrice : il vaut mieux savoir ou tout est rangé plutôt que de tout bien ranger…il y a en effet une différence entre les deux. Cela dépend de chacun … personnellement je suis du genre bazar organisé, c'est-à-dire que mon bureau fait vite peur à voir mais je sais où trouver le papier important quand j'en ai besoin. Cela étant, est-ce que c'est un bon exemple ? Pas sûr…car en cas d'absence une personne doit pouvoir trouver ce fameux papier sans avoir à tout dévirer sur mon bureau. Il faut donc respecter une certaine logique et ne pas hésiter à mettre des étiquettes sur les tiroirs, les dossiers etc…afin que le contenu soit clair pour tout le monde. Nous allons donc revoir tout cela et préciser certains points.

16BA propos de l'organisation personnelle

Le principe d’Eisenhower
Pour déterminer vos priorités comme un grand chef, utilisez la méthode du général américain Eisenhower. Chargé, pendant la Seconde Guerre mondiale, d’organiser le débarquement en Normandie, Ike classait les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance.
Type 1. Les tâches importantes et urgentes (UI) à effectuer en priorité et soi-même.
Problèmes pressants
Projets soumis avec échéance
Type 2. Les tâches importantes mais non urgentes (InU).
Planification, relations, fondations
Recherche de nouvelles opportunités
Type 3. Les tâches urgentes mais peu importantes (UnI) qui peuvent être déléguées.
Interventions
Appels téléphoniques quelconques
Diverses activités gratifiantes pour l'ego
Type 4. Les tâches ni importantes ni urgentes (nUnI) à déléguer ou à supprimer.
Tâches futiles : ouverture de courrier, appels chronophages
Passe-temps agréables…

 
 
 
 
 
 
Voici les principaux pièges que nous tend une mauvaise organisation:
·        Oublier un rendez-vous
·        Oublier une date limite
·        Etre incapable de respecter une date limite
·        Etre en retard à une réunion
·        Oublier des noms
·        Perdre des coordonnées (téléphone etc…)
·        Oublier des documents
·        Déplacer des objets important…et les perdre
J'ai utilisé les trucs suivants pour éviter ces problèmes; peut-être que vous les utilisez aussi, mais si vous lisez ce rapport, il y a des chances pour que ce ne soit pas vrai…
1.     Accepter le fait que notre mémoire peut nous jouer des tours. L'esprit humain est exposé à une multitude d'informations chaque jour. Pour survivre à ce déluge, le cerveau écrème ces informations pour ne conserver que ce qui est important. Alors au lieu de compter sur notre mémoire sélective, pourquoi ne pas faire confiance à un bout de papier ?
2.     Toujours avoir un petit carnet et un crayon à porter de main. On vous suggère un RDV ou une réunion ? Notez ! Ne vous inquiétez pas de ceux qui se moqueront de vous…c'est vous qui rirez le dernier !
3.     Si vous un PDA ou appareil électronique de ce type, ne vous en servez pas uniquement pour écouter des MP3. Inscrivez-y les numéros de téléphones, e-mails, coordonnées que l'on vous donne. Un PDA, c'est fait pour ça.
4.     Utilisez le dos des cartes de visite. C'est une bonne chose de les conserver, c'en est une meilleure d'indiquer au dos les circonstances dans lesquelles pour les avez obtenues.
5.     Préparez une liste des choses à faire. S'il y a bien un conseil à retenir, c'est celui là ! Vous pouvez faire une liste pour la semaine ou pour chaque jour, le matin. Comparez le soir avec ce que vous avez effectivement pu faire. C'est très instructif…et donc très utile.
6.     Essayez de maintenir quelques habitudes : commencez votre journée par lire et traiter vos emails, gérez ensuite vos RDV etc…Il est important de construire des habitudes car il prouvé que cela augmente la productivité.
 
Donc il suffit d'un peu de bons sens ! Voilà la première des choses à garder à l’esprit quand on veut gagner du temps ou en perdre le moins possible. Tenir un agenda à jour, établir un plan de travail, faire la part de l’urgent et du secondaire, utiliser des fiches et ranger son bureau… des techniques évidentes mais efficaces, qui ne poursuivent qu’un seul but : éviter de se laisser déborder. Encore une série de conseils à suivre…
1.     Indispensable pour ne pas vous laisser ballotter par les événements : la feuille de route, journalière, hebdomadaire, mensuelle... voire annuelle ou existentielle. A défaut, vous serez pris dans une agitation incessante. Certes, c'est une façon d'éviter de réfléchir ! Mais, à terme, cette politique de la fuite en avant est vouée à l'échec. Commencez par arrêter l'activisme et établissez un vrai plan de travail : apprenez à programmer les tâches urgentes, importantes ou négligeables selon le principe d'Eisenhower. Distinguez les incontournables de la journée, de la semaine ou du mois. Une question à vous poser : la réunion envisagée est-elle réellement indispensable ? Ne peut-on trouver des alternatives : notes de service, tête-à-tête avec la personne directement concernée, messages électroniques "à tous", réunions téléphoniques, etc. ?
2.     Mieux vaut se limiter à quelques tâches cruciales : "Placer trois gros cailloux dans l'agenda rapporte plus que de mettre vingt-cinq grains de sable". La vie professionnelle n'obéissant pas à un logiciel programmable à 100 %, n’oubliez pas non plus de tenir compte des imprévus qui ne manqueront pas de surgir. Les spécialistes de la gestion du temps conseillent de ne remplir son agenda qu'à 60 %.
3.     Choisissez de bons outils. Papier ou électronique, l'agenda rappelle l'emploi du temps de la journée et permet de voir au-delà. Encore faut-il savoir s'en servir et accepter de le partager. Toute secrétaire devrait toujours en posséder le double. Malheureusement, cette pratique est encore assez rare. Pourtant, elle n'exclut pas d'être injoignable à certains moments. Il suffit dans ce cas d'occulter les plages horaires concernées sur le double confié à son assistante.
4.     Autre bonne idée à emprunter aux comptables et aux secrétaires les mieux organisés : l'échéancier. Cet outil (un trieur avec une case pour chaque jour du mois) permet de mieux gérer les priorités. Chaque document à traiter trouve sa place au jour correspondant. Utilisez aussi des fiches, pour ne pas surcharger votre mémoire, et des check-lists, pour ne rien oublier. Listez de façon exhaustive toutes les étapes, toutes les choses auxquelles vous devez penser ­ par exemple, dans le déroulement d'un voyage d'affaires, d'une réception ou d'une réunion ­, puis cochez-les au fur et à mesure de leur accomplissement.
5.     Rangez, classez, listez. Comme je l'ai déjà dit, un bureau peut vite ressembler à un capharnaüm. Ce fouillis n'est pas propice à la concentration. Sans oublier la mauvaise image de marque qu'il offre aux visiteurs. Une personne peu ordonnée a tendance à être agitée et distraite. Elle se laisse volontiers porter par les événements, compte trop sur sa mémoire, qu'elle encombre inutilement. Surtout, c'est quelqu'un d'égoïste qui désorganise les autres et qui, par là-même, se désigne inconsciemment comme incompétent au regard des autres. Mieux gérer votre temps implique donc de mieux gérer votre espace. Revoyez votre organisation et adoptez une méthode de classement et de rangement accessible à tous, même quand vous n'êtes pas là. Les bibliothèques design, souvent choisies par les managers, sont hélas peu fonctionnelles. Préférez l'efficace au chic !

 
 
 
 
 Liste des choses à faire
J'ai abordé ce point dans le chapitre précédent et comme il est très important nous allons le voir plus en détail ici.
·        Une liste des choses à faire nous aide à ne rien oublier d'important
·        Elle est plus fiable que notre mémoire
·        Une fois que tout est écrit, il est facile de mettre des priorités sur les choses à faire les plus importantes
·        Les tâches non réalisées sont à transmettre sur la liste du lendemain, évidemment.
Pour limiter ce dernier point cependant il est impératif de faire des listes raisonnables. Pour certaines personnes, il est plus judicieux de faire des listes hebdomadaires, ce qui donne plus de liberté mais en contrepartie, la gestion est plus difficile. Dans ce cas il faut impérativement atteindre les buts fixés et réaliser l'ensemble des objectifs. C'est-à-dire que sur pour une liste hebdomadaire il ne faut pas commencer à travailler le vendredi matin…

6BFaire 2 choses en même temps ?

Il s'agit d'un point important mais difficile à mettre en œuvre. Faire deux choses en même temps dans la vie de tous les jours peut se révéler intéressant, mais dans le monde du travail, c'est à double tranchant. On n'a pas le droit à l'erreur. L'idéal est de combiner une activité purement professionnelle avec une activité annexe. Par exemple, répondre au téléphone et marcher dans son bureau ou s'étendre les jambes. Cela permet de se relaxer tout en effectuant une activité indispensable au travail. Vous pouvez bien entendu utiliser le train ou l'avion pour travailler sur votre ordinateur portable etc…Vous pouvez aussi profiter du repas pour rencontrer des personnes importantes et parler travail. Des contrats conséquents se signent parfois autour d'un bon plat et d'un bon verre ! En résumé il faut de limiter à faire une chose importante et une chose moins importante. Sinon le risque est d'avoir un résultat mitigé : les deux activités sont réalisées mais pas forcément bien.

7BAnalysez votre temps

Nous avons parlé de choses assez générales jusqu'ici comme l'organisation, les tueurs de temps etc…Parlons maintenant de vous. Combien de fois vous arrive-t-il de dire les phrases suivantes ?
"Je suis à vous dans une minute"
"Donne-moi une minute le temps que je prenne ma douche"
"Je suis sur la route : j'arrive"
Ce sont des phrases très courantes et familières. Nous les formulons tous et elles sont toutes …mensongères. En effet, on sous-estime souvent le temps nécessaire à la réalisation de certaines tâches communes. Répondez aux questions suivantes:
Combien de temps vous faut-il pour rédiger une lettre ?
Combien de temps vous faut-il pour préparer une réunion ?
Combien de temps vous faut-il pour manger ?
Combien de temps vous faut-il pour prendre un café ?
Combien de temps vous faut-il pour lire un rapport ?
Combien de temps vous faut-il pour écrire/envoyer un e-mail ?
Combien de temps passez-vous sur internet ?
Il n'y a évidemment pas de réponse parfaite à ces questions car cela varie d'une personne à l'autre et en fonction du travail que l'on fait. L'idée n'est pas de répondre correctement à ces questions mais de vous faire prendre conscience de l'utilisation du temps qui vous est donné dans une journée de travail.
Une fois que vous avez estimé le temps nécessaire à chacune des tâches relatives à votre travail, vous êtes mieux en mesure de gérer votre temps et de planifier votre emploi du temps quotidien.

8BSavoir dire non

L'idée peut paraître étrange mais elle pourtant l'une des clés de la bonne gestion du temps.
En effet, vous avez décidé de planifier votre gestion du temps, vous avez rédigé des listes de choses à faire pour la journée ou pour la semaine, vous avez un super emploi du temps qui tient compte des échéances et du temps qu'il vous faut pour réaliser vos tâches, bref tout est prêt mais…un collègue vient vous voir pour l'aider à finaliser un travail qu'il doit finir pour ce soir. Vous appréciez ce collègue, c'est d'ailleurs un ami, et il vient vers vous en souriant avec son air sympathique mais convaincant. Vous ne pouvez refuser de lui rendre service évidemment et vous lui répondez oui. Cela dit, que devient votre plan pour réussir ? Que deviennent les efforts que vous avez produits pour clarifier et gérer votre emploi du temps ? Eh bien tous ces efforts sont réduits à néant car vous aller utiliser votre temps pour réaliser le travail d'un autre. Pour la simple raison que vous avez dit oui…Je suis sûr que cela vous ai déjà arrivé. Combien de fois ?
Je ne dis pas qu'il faut être asocial ou désagréable : tout le monde peut un jour avoir un gros problème et un coup de main amical est alors toujours bienvenu. Cela peut très bien vous arriver. Mais il ne faut pas que cela soit une habitude et sauf en cas d'urgence donc, vous ne devez PAS gaspiller votre temps au bénéfice des autres. D'autant plus que si vous dites OUI deux ou trois fois vous deviendrez vitre la cible de toutes les demandes…ce qui n'est pas très bon pour votre image.
Agissez en diplomate ! Pour refuser une demande d'aide, excusez-vous et dites simplement que vous ne pouvez pas vous libérer car vous avez-vous aussi un travail urgent à finir.
N'oubliez pas qu'en ces durs jours de compétition absolue, savoir dire non est une force et un atout indiscutable. Quand avez-vous eu l'occasion pour la dernière fois de vous concentrer deux heures sans interruption sur un dossier ? On gaspille pourtant beaucoup de temps faute de concentration. Téléphone qui sonne, collègue qui débarque pour discuter, responsable hiérarchique qui vient solliciter votre avis..., les dérangements de toutes sortes nuisent à la productivité. Plus difficile est de savoir dire non aux autres quand ce sont nos supérieurs hiérarchiques. Dans ce cas, à défaut, osez dire : " Oui, mais... " Faites-vous toujours préciser le degré d'urgence d'une tâche. Cela vous évitera de rendre un dossier dans les plus brefs délais et de constater que le donneur d'ordres le laisse dormir une bonne semaine avant de l'ouvrir. Ayez les bons réflexes : mettez votre téléphone en messagerie, éteignez votre portable... Résistez au mythe de la porte ouverte et de la disponibilité permanente. Signifiez que vous êtes occupé en jouant la carte de l'humour. Vous perdrez moins en qualité de relations humaines que vous ne gagnerez en temps. Un petit gadget (un drapeau rouge, un panonceau " Do not disturb ") apposé sur votre porte suffira à dissuader vos collègues sans les vexer. Et si vous êtes vous-même patron, rappelez-vous que laisser votre porte ouverte en permanence n'est que de la démagogie si cela ne correspond pas à votre tempérament et/ou vous empêche de vous concentrer. Vous pouvez rester à l'écoute de vos collaborateurs en instituant simplement un moment où vous êtes accessible à tous.

Pensez à déléguer

Enfin, ne vous laissez pas envahir par des tracas extérieurs aux vôtres. Si vous êtes manager, apprenez à maîtriser l'art de la délégation de compétences, à commencer par son mode mineur, l'attribution de missions limitées dans le temps et dans leur objet. Jouez tout simplement de la fermeté et rappelez les responsabilités de chacun. Dé-lé-guer ! C'est le grand secret pour se libérer du temps (au double sens de s'en affranchir et de le maîtriser). C'est aussi un art. Il faut d'abord savoir résister à la tentation, naturelle lorsqu'on a grimpé dans la hiérarchie, de continuer à effectuer soi-même certaines tâches. Chassez d'abord de votre esprit les fausses bonnes raisons ("Je suis seul à pouvoir le faire aussi bien", "Je ne veux pas perdre la main", etc…). Ensuite, n'hésitez pas à retourner à vos collaborateurs les dossiers qu'ils vous ont confiés pour se décharger de leurs problèmes sur vous. Puis, en cas de surcharge chronique, attribuez certaines des tâches qui vous incombent à des personnes de confiance. Enfin le plus difficile pour les managers obsédés par la volonté de tout contrôler, apprenez à déléguer, autrement dit à attribuer un ensemble de missions à une même personne. Une décision qui vous permettra de vous consacrer à l'essentiel.

9BL'ennemi absolu

…remettre au lendemain ce que l'on peut faire le jour même. C'est l'ennemi ultime qui nous menace tous. Ce que vous avez lu jusqu'à maintenant ne servira à RIEN si vous ne combattez pas avec acharnement cette très fâcheuse habitude de remettre à plus tard ce que vous pouvez faire immédiatement. Le travail que vous pouvez faire maintenant, vous DEVEZ le faire.
Mais c'est très difficile car il est dans la nature humaine de préférer la facilité et le plaisir au travail et à l'effort. Cela n'est pourtant pas compatible avec une gestion du temps saine et efficace.
Ce qu'il y a d'intéressant avec ce comportement néfaste c'est qu'il concerne essentiellement les tâches peu intéressantes ou peu motivantes.
C'est comme aller chez le dentiste ! Il est important de veiller au bon état de nos dents mais la perspective d'aller chez le dentiste n'est pas spécialement réjouissante et on repousse indéfiniment la prise de rendez-vous. Pourquoi ? Il y a deux raisons. La première, qui n'est pas forcément justifiée, est le stress causé par la peur de la douleur. Pourtant, de nos jours, les praticiens ont les moyens de supprimer la douleur donc cet argument ne tient plus. La seconde raison est plus subtile : la nature humaine fait que l'on préfère refuser un moment potentiellement désagréable tout en sachant que ce refus engendrera TRES PROBABLEMENT une catastrophe à long terme sur la santé de nos dents. C'est le même phénomène qui se présente lorsque l'on refuse d'arrêter de manger du sucre et du gras à longueur de journée (car cela nous donne du plaisir) tout en sachant qu'on le paiera très chèrement quelques années plus tard.
Tout est là : il faut changer radicalement de comportement et se poser la bonne question. Des petits efforts répétés, que l'on sait être à la source de récompenses ultérieures, sont infiniment préférables au laisser-aller immédiat qui procure un plaisir bref mais catastrophique à long-terme. Pourquoi pensez-vous que l'on dise "l'avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt" ? Parce que c'est vrai ! Ceux là ont compris qu'en se mettant au travail avec régularité et efficacité, ils seront toujours gagnants face à ceux qui agissent avec négligence.
C'est donc à vous de choisir votre camp !
Voilà qui devrait vous aider à choisir:
·        Le sentiment d'un travail mal fait ou non terminé est mauvais pour le moral.
·        Les tâches "à faire" s'accumulent vite jusqu'au point de non retour
·        Repousser les choses à faire conduit inexorablement à une catastrophe le dernier jour avant l'échéance.
·        Ne pas respecter sa liste de choses "à faire" devient vite une habitude qui se remarque très rapidement dans le monde du travail. Croyez-moi votre image n'ira pas en s'améliorant dans votre entourage professionnel.
·        Plus vous repoussez un travail, plus il devient désagréable car vous lui associez une image négative.
·        Par contre, quel fierté lorsque ce travail est effectué correctement en temps et en heure !
Donc en résumé n'attendez jamais "le jour où vous aurez plus de temps" ! Il n'arrivera jamais ! Fixez-vous des objectifs dès le matin au réveil et respectez-les. Faites une vérification le soir et voyez si vous avez été efficace ou non.
Il faut juste de la volonté et une grande motivation : pour cela rien de tel que des objectifs à atteindre. Il n'y a pas de mal à avoir de l'ambition personnelle.

10BComment cesser de tout remettre à demain

 

28BMes cinq conseils pour aller plus vite.

1.     Commencez par les corvées. Au besoin, réhabilitez (à titre personnel) le "fordisme" : "Nulle tâche n'est très difficile si on la divise en petits travaux." Ce principe d'Henry Ford s'enseigne toujours dans les formations destinées aux assistantes de direction et lors des séminaires pour cadres relatifs à la gestion du temps.
2.     Imposez-vous des échéances. Les choses prennent un temps fou si on ne les encadre pas par une date limite. Fixez-vous des objectifs temps et essayez de vous y tenir. Rien de plus stimulant que les petits défis personnels.
3.     Ne faites pas tout à la fois. Vous risquez sinon de vous focaliser sur des activités mineures au détriment de l'essentiel. Fixez-vous des priorités claires (principe d'Eisenhower). Visez l'efficience, la valeur ajoutée.
4.     Exigez de la clarté dans les missions qui vous sont confiées. Comme en voiture, vous avancez trop lentement par temps de brouillard. Exigez des phares, des consignes qui éclairent le plus loin possible !
5.     Gardez votre bonne humeur ! La tâche vous rebute ? Faites-en un jeu ! Tout métier comporte sa grandeur et ses servitudes. Le temps passé en tâches ingrates passe plus vite avec du coeur à l'ouvrage et un peu d'humour. Pour vous motiver, promettez-vous une petite gratification : "Si je termine à 17 heures la rédaction de cette note, je m'offre un café".

11BComment rester motivé

Regardez autour de vous, regardez dehors ! Le monde est beau et il faut en profiter ! La vie est agréable lorsque vous avez le temps et l'argent pour en profiter. C'est un sentiment que nous éprouvons tous : ahh, une chaise longue et un bon cocktail à l'ombre d'un pin parasol le long d'une plage ensoleillée…Puis il faut revenir à la réalité : 4 murs qui constituent (pour la majorité d'entre nous) notre environnement de travail. La déprime assurée…
Tout travail devient routinier si on ne lui insuffle pas un peu d'air frais et de nouveauté. C'est là encore une tendance naturelle chez l'homme de finir par s'ennuyer quand il exerce toujours la même activité. Lorsque l'on commence un travail dans une nouvelle entreprise, les premiers mois sont captivants car tout est nouveau, tout est à apprendre. On veut faire ses preuves et prouver à son employeur qu'il a fait le bon choix. Puis au bout de quelques temps, la routine s'installe et tout commence à perdre de son charme : on s'ennuie. C'est à ce moment que l'on risque de devenir moins efficace. La mauvaise habitude décrite au chapitre précédent s'installe alors insidieusement car on perd de la motivation.
On peut définir la motivation comme le processus qui canalise l'énergie intellectuelle vers des buts ou des objectifs clairement établis. Combien de temps cela dure-t-il ?
Trucs pour rester ou motivé ou éveiller la motivation :
·        Essayer de diversifier ses activités au cours de la journée.
·        Faire des pauses régulièrement (toutes les heures par exemple)
·        Alterner les tâches ennuyeuses, cela rompt la monotonie
·        Si vous êtes plusieurs à faire le même travail, essayer d'alterner
·        Parlez de votre ennui à quelqu'un, cela suscitera des encouragements !
·        S'il vous reste une activité particulièrement pénible à effectuer, inscrivez-là sur un post-it est mettez ce dernier bien en évidence jusqu'à ce que le travail soit fait.
·        Offrez-vous une petite récompense quand le boulot est fait !
·        Egayez votre environnement de travail (posters, tableau, photos…) sans verser dans l'excès toutefois afin de ne pas vous distraire.
·        Si cela peut vous aider et si cela ne dérange personne, écoutez de la musique.
·        Afficher une liste de tâches ennuyeuses que vous avez déjà réalisées. Si vous y êtes arrivé une fois, vous y arriverez une autre !

• Mettez une plante à côté de votre poste de travail, c'est très motivant de la regarder grandir !
• Prenez le temps de vous relaxer régulièrement : asseyez-vous en arrière, les yeux fermés et ne pensez à rien !

12BPlanifiez votre succès !

Il n'y a rien de plus  important que de construire un plan d'attaque ! Et il faut l'écrire noir sur blanc, sérieusement, avec des objectifs à atteindre raisonnablement. Les avantages sont multiples : les choses importantes sont marquées, on n'a donc plus besoin d'y penser en permanence; en s'octroyant des plages de temps libre, on devient plus souple et plus réactif en cas d'urgence; on ne fait pas deux fois la même chose; on a une idée claire de son rôle.
Il faut élaborer des plans à long terme et à court terme, avec des objectifs à tenir. Il s'agit d'inscrire des choses plus générales que les listes "à faire" déjà mentionnées. Par exemple, si vous voulez devenir chef de service dans les 6 mois, inscrivez le et mettez en face les outils à utiliser et les compétences à acquérir durant cette période. Exemple : Apprendre l'anglais, maitriser la gestion de projet etc…Voilà un exemple de plan d'action :
§  Définir l'objectif à atteindre
§  Estimer votre position actuelle
§  Estimer les moyens pour réussir; trouver des alternatives
§  En déduire le plan d'action précis
§  Prévoir un calendrier pour chaque tâche
§  Agir !
En permanence, comparez votre état d'avancement au calendrier prévisionnel afin de faire des correctifs pour réellement aboutir à l'objectif. Ce principe vaut pour toute planification, que ce soit pour atteindre un objectif particulier comme ici, ou pour une simple liste de choses à faire dans la journée.

 
 
 
 
 
 

13BCe qu'il faut retenir

 
Avez-vous déjà entendu parler du principe de Pareto, parfois appelé la loi de Pareto ? Il se décrit comme la règle des 80/20, selon laquelle 20 pour cent d’une activité fournissent toujours 80 pour cent des résultats. Devenu populaire à la fin des années 40, ce principe est encore pertinent de nos jours. Il peut facilement s’appliquer avec succès à diverses situations, y compris à la gestion du temps. En gestion du temps, la règle des 80/20 est précieuse, car elle rappelle quotidiennement aux gens de consacrer leur temps et leur énergie aux 20 pour cent de leur travail qui importent vraiment. En retour, ces 20 pour cent peuvent produire 80 pour cent des résultats requis. Si vous maîtrisez cette règle et si vous l’intégrez à votre travail, elle pourrait s’avérer un excellent outil pour vous aider à rester organisé et efficace, surtout si les échéanciers exercent sur vous une grande pression. Ce qu’il faut comprendre, c’est que la gestion du temps est avant tout une question de gestion personnelle. Il s’agit d’apprendre à bien investir le temps dont vous disposez, c’est-à-dire comment vous planifiez, placez par priorité, déléguez et organisez vos activités quotidiennes. Il existe plusieurs outils et techniques pour vous aider à intégrer dans votre quotidien la règle des 80/20. Cependant, afin de savoir comment les utiliser, il est important de reconnaître, de comprendre et de surmonter quelques-uns des mythes habituels que nous adoptons parfois pour justifier notre performance et notre rendement.

17BMythe n°1

"Je travaille beaucoup mieux sous pression ; c’est pourquoi je suis souvent à la dernière minute." Certaines personnes sont convaincues que la pression stimule leur créativité et leur productivité. En réalité, personne ne travaille mieux sous pression et la "procrastination" (tout remettre à plus tard) ne peut qu’aggraver les choses. Plus vous reportez une tâche, plus l’espace de temps alloué pour bien la faire rétrécit et plus la tâche devient désagréable. Essayez plutôt de morceler les grands projets afin de les rendre plus faciles à gérer. Ensuite, consacrez de courtes périodes de temps à chacune de ces activités. En plus de rendre votre projet moins intimidant, cette façon de faire vous aidera à surmonter la réticence que vous aviez à l’égard de votre projet et rendra votre objectif plus tangible.

 

18BMythe n°2

"J’effectue deux fois plus de travail lorsque je mène plusieurs tâches de front." Si vous menez plusieurs tâches de front, soyez prudent. S’il peut s’avérer nécessaire et parfois primordial de mener de front plusieurs tâches, il pourrait vous arriver de perdre rapidement le contrôle et d’être incapable de réaliser efficacement une seule d’entre elles. Lorsque vous menez deux tâches de front, des recherches ont permis de constater que les résultats sont moins bons que si vous n’en accomplissiez qu’une seule. En plus de perdre du temps à aller de l’une à l’autre, la vitesse à laquelle vous exécutez chacune des tâches diminue. Ce qu’il faut retenir, c’est que le cerveau humain n’est pas programmé pour bien faire deux choses à la fois. Et, pour plusieurs personnes, le multitâche ne peut qu’entraîner qu’un désordre dans leur espace de travail et des projets à demi terminés. Essayez de vous réserver le temps nécessaire à la réalisation de chacune de vos tâches et consacrez-vous à une seule tâche à la fois. Si l’une d’entre elles exige plus de temps, replacez votre cerveau à zéro en prenant toutes les heures ou presque une pause de cinq à dix minutes.

 

19BMythe n°3

"Je n’ai pas le temps de m’organiser." En réalité, vous êtes trop occupé pour ne pas prendre le temps de vous organiser : pour que votre emploi du temps soit vraiment inefficace, il suffit de vous entourer de désordre et de désorganisation. En fait, un travailleur perd en moyenne une heure par jour à essayer de retrouver des renseignements ou du matériel. En plus de représenter un gaspillage de temps et d’énergie, le désordre ne peut qu’entraîner des distractions, de la frustration et un stress inutile.
Si vous devez remettre de l’ordre dans votre désordre, essayez de ne pas tout ranger en même temps. Répartissez votre zone de travail en petits espaces plus faciles à réorganiser.
Lorsque vous aurez réussi à placer chaque chose à sa place, elles seront plus faciles à trouver et elles n’encombreront plus votre espace de travail. Et, pour le maintenir en ordre, il vous suffira d’y consacrer 10 à 15 minutes par jour. Quelques minutes suffisent à prévenir le désordre et à vous épargner du temps.
 
Au fur et à mesure, optez pour l’une des solutions suivantes :
-  déléguer, donner suite, classer ou jeter.
Lorsque vous classez un document, n’oubliez pas que, bien souvent, un espace de travail contient des documents périmés qui pourraient être classés ailleurs. Si vous travaillez dans un environnement informatisé, débarrassez-vous de ce qui prend le plus d’espace - la paperasse - et conservez le plus d’information possible dans votre ordinateur plutôt que sur papier. Vous aurez ainsi un meilleur accès à l’information et votre espace de travail sera moins encombré.
 

29BConseils pour vous aider à mettre en œuvre la règle des 80/20

Maintenant que nous avons passé en revue quelques-uns des principaux mythes concernant notre façon de travailler, vous pouvez apprendre à mettre en pratique chaque jour des techniques qui vous aideront à vous concentrer sur les 20 pour cent les plus importants de votre travail.
 
·        Apprenez à vous fixer des priorités : Pour établir des priorités, il faut apprendre à faire la différence entre les tâches essentielles ou non. Une liste d’activités est un excellent outil pour vous aider à y parvenir. Les gens qui réussissent se dressent toujours des listes. Elles leur permettent de respecter leurs priorités et de faire preuve de souplesse lorsqu’ils doivent modifier l’ordre de leurs priorités. Pour qu’une liste d’activités soit efficace, il est important de la vérifier au moins une fois par semaine auprès de votre directeur ou de votre superviseur. Si vous pensez tous les deux que la valeur d’une activité est inférieure à la valeur du temps que vous devrez y consacrer, mettez-vous d’accord pour la reporter au bas de votre liste ou simplement l’éliminer. En plus d’éclaircir la situation, cet exercice vous permettra, à vous et à votre patron, d’être sur une même longueur d’onde en ce qui concerne les attentes et les priorités.
·        Sachez ce que l’on attend de vous : pour que vous puissiez bien définir et comprendre les objectifs, la communication doit être claire. Il existe des questions simples mais importantes que vous pouvez vous poser chaque fois que vous acceptez une nouvelle tâche. Ces questions peuvent vous aider à comprendre où se situe votre nouvelle tâche sur votre liste d’activités. Demandez-vous : "Quel est le but de cette activité et-ou de ce projet ? Comment peut-on mesurer sa réussite ? Quel est l’échéancier ? Quelles sont les ressources disponibles ? Qui d’autre participe à ce projet et quelle est leur implication en ce qui concerne les tâches ? "
·        Apprenez à déléguer : Savoir déléguer est l’une des qualités essentielles à un chargé de projet. Pour bien déléguer, il faut croire que d’autres personnes possèdent les compétences pour réaliser un projet et connaître les tâches que ces personnes peuvent accomplir. Voici une règle de simple bon sens : si une personne peut effectuer un travail aussi bien que vous à 75 ou 80 pour cent, déléguez. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur la partie qui requiert une attention particulière de votre part, vous aurez le temps de revoir le travail effectué par cette personne et vous pourrez l’aider.
·        Oubliez la perfection : Efforcez-vous de garder un sens des proportions. S’il est bon de viser haut, le perfectionnisme peut aussi mener à l’échec. Il n’est pas rare que des personnes soumettent leur projet en retard ou qu’elles ne le terminent jamais parce qu’elles voulaient qu’il soit parfait. En fait, rien n’est parfait dans la vie alors, pourquoi voudriez-vous que tout ce que vous faites le soit ? Essayez de vous fixer un laps de temps raisonnable pour effectuer chaque tâche. Si le laps de temps alloué est expiré et que le projet n’est toujours pas terminé, posez-vous les questions suivantes : "Le temps que j’ai consacré à cette tâche est-il proportionnel à sa valeur ?" et "Si je continue de travailler sur ce projet, d’autres activités seront-elles retardées ?"
 
Au fur et à mesure que vous réussirez à surmonter les mythes les plus fréquents qui vous empêchent d’avoir un bon rendement et de mettre en œuvre de nouvelles techniques de gestion du temps, vous pourrez vous concentrer sur les 20 pour cent de votre travail qui sont les plus importants. Et rappelez-vous que ce processus est une transition et non pas un événement. Il faut accepter de changer graduellement notre façon de travailler et notre façon de voir notre travail.
 
 
 
 
 

14BComment garder la forme ?

Ces quelques conseils vous faciliteront la vie si vous souhaitez maintenir un certain niveau de forme physique même à travers vos journées les plus chargées.
§  Pour vous rendre au bureau, essayez de marcher, pédaler ou même d'utiliser des Rollers. Vous économiserez de l'argent et vous serez d'attaque pour votre journée.
§  Si vous prenez l'autobus et que la distance entre votre résidence et le bureau est trop importante, descendez 1 ou 2 arrêts plus tôt et marcher le reste.
§  Si vous utilisez votre voiture, stationnez-vous le plus loin possible de la porte d'entrée et utilisez les escaliers au lieu des ascenseurs.
§  Utiliser votre heure de déjeuner pour 30 minutes de squash ou une visite rapide à votre salle d'entraînement ou pour un jogging. Pourquoi ne pas inviter un collègue de travail !
§  Faites quelques étirements à votre bureau des membres supérieurs et inférieurs. Cela réduit les tensions musculaires et aide à la circulation pour les activités à venir.
§  Buvez de l'eau tout au long de la journée.
§  N'hésitez surtout pas à jouer avec vos enfants. Jeux de ballon, randonnée à vélo, frisbee, une multitude d'activités physique est possible et ne requiert que très peu d'équipements.
§  Faites-en un engagement. À partir de maintenant, ajoutez à votre agenda 20 à 30 minutes d'exercices tous les jours. Vous n'en retirerez que des effets bénéfiques !
 
Voilà ! Maintenant, mettez tout cela en application !

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